Dématérialisation d’activité au sein d’un cabinet de MJPM
La dématérialisation d’activité chez un MJPM (Mandataire Judiciaire à la Protection des Majeurs) n’est pas une mince affaire !
Un cabinet qui relève le défi du papier en dématérialisant son activité
Un cabinet est une TPE qui gère en moyenne entre 100 et 110 dossiers. En conséquence, l’entreprise reçoit le courrier et traite les aspects administratifs d’une centaine de majeurs protégés.
Même s’il est notable que de plus en plus de transactions s’opèrent désormais par le biais de mails, la charge de travail est devenue « dévoreuse » de temps et d’argent. Il faut traiter le papier, le classer, l’archiver, effectuer des recherches et retrouver les documents. Et le détruire au final. Sans compter le poids du stockage tout comme la complexe durée de conservation des documents.
Le cabinet dispose d’une photocopieuse professionnelle en mesure de scanner les documents en nombre.
Disposer d’une solution clé en main afin de s’affranchir de la plus grande partie du papier en « entrée »
La mandataire fait le choix de ne pas donner la priorité à la dématérialisation de ses archives.
Elle privilégie plutôt celle de toutes les entrées papier – à savoir, essentiellement, le courrier – la dématérialisation des archives se faisant naturellement au fil du temps.
La préparation de cette prestation de conseil comprend :
- Une PROPOSITION détaillant le besoin du client, les bénéfices attendus, une proposition portant sur le déroulement de la mission et son contenu. Ce document de travail évolue au cours des réunions de cadrage permettant de préciser le besoin.
- Un CAHIER DES CHARGES détaillé est fourni. Il propose plusieurs scénarios possibles. Le client valide certaines recommandations au cours de réunions en fonction de ses priorités.
Les objectifs retenus par le client
Cette dématérialisation d’activité chez un MJPM englobe 3 points de vue différents.
Logiciel
- Recherche, étude et analyse de plusieurs solutions logicielles d’un point de vue fonctionnel et financier dont au moins une hébergée sur serveur en local, l’autre en cloud computing.
- Contractualisation avec l’éditeur retenue.
- Conception, développement et mise en œuvre d’une solution sur mesure permettant de gérer les dossiers clients ainsi que l’ensemble des données de l’entreprise.
- Analyse des fichiers à conserver dans le logiciel métier et migration des données existantes.
- Formation des utilisateurs.
Logistique
- Si la solution d’un hébergement en local est retenue, acquisition et mise en place des moyens permettant de stocker les données.
- Mise en place des interfaces réseau (PC, photocopieuse,…) et développement de modèles dédiés de numérisation au niveau de la photocopieuse.
Organisationnel
- Reconception, mise en œuvre et documentation des process organisationnels de gestion du papier.
- Formation et accompagnement des utilisateurs.
Quelques contraintes
- Des utilisateurs intervenant ponctuellement avec des méthodes de travail différentes.
- Une mise en œuvre qui s’effectue sans interruption des flux de papier.
- Le cadrage et le suivi documenté des dossiers à traiter par des collaborateurs doivent être intégrés dans la solution. La solution doit donc intégrer une fonctionnalité spécifique à la gestion de tâches.
La mission liée à la dématérialisation de l’activité chez un MJPM
Démarrage : janvier 2014.
L’étude
L’étude porte sur 3 solutions logicielles dont 2 en cloud computing et 1 en local. Le comparatif en termes d’investissement et de gestion s’étale sur 10 ans et intègre les coûts de maintenance logicielle, de stockage de données. Et, pour la solution hébergée en local, les investissements au démarrage (serveur, solutions de sauvegarde et de sécurité, reconfiguration du réseau).
Sélection de l’éditeur
Au final, le choix se porte sur un éditeur indépendant déjà reconnu, familier du monde de la protection juridique et pérenne sur le marché.
En outre, il dispose des 2 solutions, en local ou cloud. Et c’est la solution hébergée en local qui est choisie. L’investissement de démarrage est plus important, mais le coût de cette solution s’amenuise au fil des ans.
L’implémentation
L’éditeur apporte son aide pour concevoir des interfaces utilisateur pour le traitement des courriers et une arborescence de classement des fichiers.
Les process
En amont, il faut repenser l’ensemble de la gestion papier du cabinet avec les utilisateurs. Il s’agit d’ailleurs de formaliser pour la 1ère fois Les process dans une documentation utilisateur qui détaille les opérations :
- Liées au process de traitement des factures
- Relatives au process de numérisation
- Du process de lecture et d’affectation des fichiers et dossiers à traiter aux collaborateurs
- Ayant trait au process de classement des fichiers
- Spécifiques aux documents nécessitant une numérisation ultérieure et l’adjonction de documents supplémentaires.
Des principes d’organisation plébiscités par les utilisateurs
Ce travail est mené en conservant les grands principes d’organisation auxquels les différents collaborateurs ont adhérés :
- Prendre en compte le moindre papier et réduire le papier au minimum
- Gagner du temps et réduire au minimum les opérations
- Eviter au maximum les doublons et ne faire qu’une seule fois les choses
- Toujours travailler selon les mêmes process
- Tout dossier à faire doit faire l’objet d’un cadrage et d’un suivi
Accompagnement des utilisateurs
La solution est en place et les utilisateurs formés au mois d’août 2014. S’ouvre une période de prise en main et de montée en charge graduelle permettant aux utilisateurs de s’approprier les nouveaux process et la solution, de réaliser les dernières modifications et de s’affranchir petit à petit du traitement manuel du papier.
La solution est pleinement opérationnelle en janvier 2015.
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