Un logiciel de gestion de projet ferait ce que savent faire la plupart des agendas et des tableurs comme Microsoft Excel ® qui sont utilisés pour planifier aujourd’hui les projets dans beaucoup d’entreprises : prévoir des tâches, les structurer et les ordonner en tenant compte d’un certain nombre de contraintes comme les jours fériés, les ressources,… Puis, après cette œuvre de planification, suivre et tracer ce qui a été réalisé sur les tâches et se projeter sur l’avancement des tâches.

Par rapport à ces “concurrents” de la planification, les logiciels de gestion de projet offrent plusieurs autres visions. Tout d’abord, une vision dynamique de l’ordonnancement des tâches. Autrement dit, les tâches sont liées les unes aux autres et le tout forme un ensemble contraint : déplacer une tâche revient à déplacer celles qui lui succèdent. Cette dynamique se retrouve également au niveau de la vision des coûts. Le budget du projet se génère automatiquement : par exemple, dès qu’une ressource est affectée à une tâche et doit donc travailler à un certain coût variable. Un logiciel de gestion de projet permet également de visualiser et de résoudre automatiquement les problèmes liés à l’affectation de ressources sur plusieurs tâches en même temps. Admettons que vous deviez travailler à la fois sur Paris et Nice, le logiciel vous proposera des solutions algorithmiques en temps réel en déplaçant les tâches dans la limite de votre capacité de travail – ce que ne fera jamais un tableur. Enfin, ajoutons la capacité à générer des rapports de tout type. Ce sont les 4 valeurs ajoutées de cet outil qui ne s’intitule pas, à juste titre, logiciel de planification, mais logiciel de gestion de projet.

Les entreprises ne font pas toujours le lien entre les déviances répétées en termes de délais, de coûts et de qualité sur leurs différents projets et la nécessité de planifier, de faire le suivi et de se projeter sur l’avancement autrement ! Ce n’est d’ailleurs pas qu’un simple problème de logiciel. Les entreprises réalisent souvent des plannings prévisionnels sans réellement s’intéresser à la viabilité-même de leurs estimations. Ainsi, les délais sont une vision de ce que l’on pourrait faire dans un temps assez lâche sans tenir compte de priorités jamais définies, pas de ce qui doit être fait dès que possible. Elles planifient des tâches sans tenir compte des ressources. Ou elles s’appuient sur des plannings intégrant des ressources qui sont en surcapacité ! Et les coûts ne sont pas intégrés alors même qu’elles sont focalisées sur la budgétisation de leur trésorerie ! Quant au suivi et à l’avancement, il n’est pas rare de voir les logiciels abandonnés au profit d’un crayon et d’une gomme… Gérer, ce n’est pas seulement prévoir, structurer et organiser. C’est également mesurer les écarts entre un prévisionnel et un réalisé afin d’apporter une information utile aux décideurs qui “colle” à la réalité du terrain. Tout cela dans le but d’atteindre les objectifs fixés par le client.

Si l’on met de côté le coût financier des licences des logiciels et donc leur disponibilité au sein de l’entreprise, la 1ère raison de telles lacunes réside dans la formation et la maîtrise que les utilisateurs ont du logiciel. Ces derniers ont souvent appris sur le tas et les logiciels leur apparaissent à la fois compliqués et chronophages. Compliqués, parce qu’il n’ont pas acquis de méthode pour planifier un projet, qu’il y a de nombreux paramètres à prendre en compte, qu’ils n’ont pas l’habitude de jongler avec des interdépendances telles que la durée, le travail et la capacité d’une ressource, et qu’il faut bien avouer que les interfaces utilisateurs ne sont pas toujours compréhensibles. Ainsi en est-il de la fenêtre d’audits algorithmiques des ressources dans Microsoft Project ® qui rebutent un grand nombre d’utilisateurs, voire leur fait abandonner le logiciel ! Il faudra encore bien des efforts aux développeurs de Microsoft pour rendre leur logiciel intelligible. Chronophages, parce que les utilisateurs vivent la planification comme un éternel recommencement, donc une perte de temps. Parfois, ils perçoivent l’intérêt de créer des fichiers modèles pour éviter de refaire chaque fois la même chose, mais ne se donnent ni le temps ni les moyens d’y parvenir.

Le problème tient également au temps à consacrer à estimer les délais et les coûts. Or, il y a toujours de bonnes raisons pour éviter de perdre son temps à préparer et à suivre les projets. Surtout si vous considérez d’emblée qu’il est inutile de suivre une vision qui est fausse dès le départ… Ou si vous percevez la planification comme un mal nécessaire attendu par le client – si tant est qu’il le soit… Il y a de multiples raisons de ne pas faire. Au fond, il est rassurant de trouver des solutions sans se poser les bonnes questions. C’est le principe du système D à la française qui fonctionne, certes, mais avec beaucoup plus de risques, et donc avec un nombre d’échecs plus important dans les projets. Il serait plus intéressant de trouver de bonnes raisons de faire. C’est essentiellement un problème de management. Notamment, quand le client a des exigences, la contrainte s’impose d’elle-même ! Or, nos clients ont besoin d’anticiper et de maîtriser leurs process dans un environnement de plus en plus complexe et incertain.

D’emblée, il n’est pas facile de s’approprier un logiciel de gestion de projet ! Une formation ne suffit pas pour que le changement s’opère. On ne peut pas faire la révolution dans une entreprise qui n’en est qu’aux balbutiements d’un planning prévisionnel et d’une véritable gestion de projet. C’est d’ailleurs toute la difficulté des formations qui doivent à la fois offrir aux utilisateurs une vision complète des fonctionnalités du logiciel tout en s’en tenant aux besoins réels et actuels des clients en termes de planification et de gestion de projet.

Cela peut paraître paradoxal, mais cela revient à faire la même chose sur une autre interface ! Adopter le logiciel, c’est déjà reconnaître dans la pratique qu’il est capable de vous offrir le même résultat tout en gagnant du temps. Ce n’est donc pas instantané et cela suppose de passer par des fichiers modèles adaptés aux besoins de l’entreprise et des projets qu’elle mène. Une fois ce palier atteint, les utilisateurs peuvent espérer en atteindre d’autres et progresser dans leur maîtrise du logiciel pour une plus grande satisfaction de leurs clients. Ils ont donc besoin d’être accompagnés en ce sens. Au niveau de l’organisation, la volonté et l’implication du management sont des moteurs essentiels tout comme la mise en place d’une démarche de capitalisation favorisant une fertilisation croisée. Cette posture équivaut à modifier la culture projet de l’entreprise et induit en général un changement de nature organisationnelle.