Au départ, il s’agissait de mieux organiser les déplacements d’un cabinet parisien. Après une 1ère période d’utilisation, Sophie Lechat, Mandataire Judiciaire à la Protection des Majeurs (MJPM) indépendante, a commencé à réserver dans son agenda des demi-journées de visites pour le mois entier. Elle raconte comment elle s’est approprié le planning, ce qu’elle attend de l’IA et ce que cette expérience a changé dans sa manière de consacrer du temps aux priorités de son cabinet.
Comment organiser les visites des personnes protégées
Comment organiser les visites d’une centaine de personnes réparties dans Paris, quand on se déplace en transports en commun et que des situations urgentes viennent régulièrement modifier l’agenda ?
C’est la question que nous avons travaillée avec Sophie Lechat, MJPM. Nous avons conçu un planning prévisionnel sur 12 mois glissants en combinant un outil Excel de géolocalisation et ChatGPT. Le planning tient compte de l’historique des visites, de la proximité des adresses et de la capacité de visite selon les périodes. La mandataire choisit ensuite les dates dans son agenda et ajuste ses tournées à la situation des personnes qu’elle accompagne.
J’ai présenté la méthode et les choix de conception dans un 1er article. Quelques mois plus tard, j’ai demandé à Sophie Lechat de me raconter ce qu’elle en avait fait dans son cabinet. Lire l’article sur la conception du planning des visites.
Les réponses ci-dessous ont été resserrées pour la lecture.
Comment les visites étaient organisées avant le planning
Avant le planning, comment choisissais-tu les personnes auxquelles rendre visite ?
« Les urgences passaient en premier. Ensuite, je privilégiais les personnes à domicile pour lesquelles j’avais besoin d’aller voir comment les choses se passaient, notamment quand j’organisais un maintien à domicile. Les visites en maison de retraite arrivaient plus tard.«
Du planning proposé par l’IA aux visites inscrites dans l’agenda
« J’essayais de regrouper les visites par secteur, mais je ne les planifiais pas sur plusieurs semaines ou plusieurs mois. À force, je me rendais compte que j’allais plus souvent voir les mêmes personnes et que j’en laissais d’autres de côté. »
Comment as-tu utilisé le 1er planning ?
« Je l’ai mis en œuvre pendant environ trois mois. Au début, je prenais un rendez-vous déjà inscrit dans mon agenda et je regardais quelles visites proposées pouvaient s’y ajouter. Ça m’a permis de profiter de déplacements que j’avais déjà prévus.
Ce qui m’a frappée, c’est que 2personnes pouvaient habiter à 5 minutes l’une de l’autre tout en étant dans des arrondissements différents. Avec ces regroupements, j’ai pu faire 3 à 5 visites sur certaines demi-journées. Je n’arrivais pas à en faire autant auparavant. »
Qu’as-tu fait différemment avec le 2ème planning ?
« J’ai ouvert mon agenda de novembre et j’ai réservé les demi-journées de visites pour tout le mois. Le planning me proposait des regroupements, puis je choisissais moi-même où les placer dans mon agenda.
Bien sûr, si j’ai dû aller voir quelqu’un en urgence entre-temps, j’ajuste. Le planning me donne une base sur laquelle je peux m’appuyer quand les circonstances changent. »
Ce que la planification change pour les visites et les priorités du cabinet
Qu’est-ce que cela change dans ton travail auprès des personnes protégées ?
« Pour moi, ça redonne du sens au métier. Aller sur le terrain, c’est retrouver le contact direct avec la personne, l’écouter et lui donner du temps. C’est aussi une façon de maintenir le lien social.
Avant, faute de planifier suffisamment, j’avais du mal à me projeter dans ces visites. Je le regrettais. Aujourd’hui, le fait de leur réserver une place dans mon agenda est une source de satisfaction. J’y vois aussi un effet sur la qualité de la relation avec les personnes que je rencontre. »
Qu’est-ce que cette expérience t’a appris sur ta gestion du temps ?
« J’ai compris que je pouvais appliquer la même démarche à d’autres tâches. Par exemple, je peux réserver une demi-journée pour avancer sur des requêtes importantes et regarder en amont lesquelles doivent être préparées.
Certaines démarches demandent de s’y prendre tôt. S’il faut, par exemple, demander le rachat d’un placement pour faire face à des dépenses à venir, j’ai besoin d’y réfléchir plusieurs semaines à l’avance. En prenant le temps de regarder ce qui arrive, puis en réservant un créneau dans l’agenda, je réduis le stress lié au manque d’anticipation. »
Quel rôle l’IA a-t-elle joué dans la préparation du planning ?
« C’est toi qui as paramétré l’outil. De mon côté, j’ai surtout travaillé à partir du planning proposé. J’aurais pu le préparer à la main, mais tenir compte de tous les critères sur presque un an m’aurait demandé beaucoup de temps. Ce que j’ai apprécié, c’est la finesse des regroupements de visites.
Et au bout de quelques mois, il faut revoir le planning. Des visites ont eu lieu en urgence, d’autres se sont ajoutées. Il faut en tenir compte pour la suite.«
Ce que je retiens de cette mission
Le changement le plus concret s’est joué entre les deux premières utilisations. Avec le 1er planning, Sophie LECHAT a trouvé des visites à ajouter autour de rendez-vous existants. Avec le 2ème, elle a inscrit ses demi-journées de visites dans l’agenda avant que le mois se remplisse. Dans les deux cas, elle a gardé la main sur les dates et les ajustements.
Le rapprochement des adresses a rendu certaines tournées plus faciles à organiser. Le choix de réserver du temps dans l’agenda a ensuite ouvert une autre possibilité pour son cabinet. Elle pouvait appliquer le même principe à des tâches de fond dont l’échéance était encore éloignée, mais dont la préparation devait commencer tôt.
La question qu’elle s’est posée à propos des visites vaut aussi pour ces tâches. De quel temps ai-je besoin aujourd’hui pour pouvoir agir au bon moment demain ?
Merci à Sophie Lechat d’avoir accepté de revenir sur cette mission et de raconter, avec franchise, comment elle s’est approprié le planning au fil des mois ! Son témoignage permet de comprendre ce que ce travail a changé dans son cabinet, jusque dans le temps qu’elle choisit de consacrer à ses visites et à ses autres priorités.
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