Planifier les visites des personnes protégées avec l’IA : retour d’expérience d’un cabinet MJPM

Le suivi des personnes protégées : pourquoi planifier les visites de protégés avec l’IA ?

Comment organiser les visites d’une centaine de personnes protégées tout en tenant compte des disponibilités du cabinet, de l’ancienneté des visites et des déplacements ?

Ce retour d’expérience présente la démarche menée avec un cabinet MJPM parisien : préparer les données, définir les règles de planification et produire un planning que le professionnel peut vérifier et ajuster.

Initialement développée sous la forme d’un GPT personnalisé, la solution est désormais proposée sous forme d’un assistant à installer dans ChatGPT ou Claude.

Mise à jour : 02 novembre 2026.

De la prise en charge des personnes protégées au suivi

Pourquoi faudrait-il un planning des visites des protégés pour un MJPM ?

La grille de contrôle des Mandataires Judiciaires à la Protection des Majeurs (MJPM) de la Direction Générale de la Cohésion Sociale (DGCS) comprend 4 grandes rubriques. L’accueil des personnes protégées et l’environnement, la prise en charge des personnes protégées, l’organisation et le fonctionnement, et la maîtrise des risques institutionnels. La rubrique « prise en charge des personnes protégées » peut légitimement englober la question du suivi des personnes protégées.

Dans les textes réglementaires, il n’existe pas de fréquence minimale légalement imposée pour les visites aux protégés. Toutefois, le MJPM doit réaliser des visites régulières sur le lieu de vie (à domicile ou en établissement). Elles ont pour objectif de s’assurer que la personne protégée vit dans de bonnes conditions. Qu’elle vit dans un environnement sécurisant. Et dans une logique de prévention de la maltraitance. Au-delà des visites à domicile, d’autres modalités d’échanges sont attendues. Il peut s’agir de contacts téléphoniques, de courriels réguliers, de rencontres physiques en tout lieu neutre. Pour ce dernier cas, ce peut être les bureaux du MJPM. Un maître mot : le MJPM fixe ces visites et rendez-vous à des échéances adaptées à la situation de la personne protégée.

Le MJPM devrait rédiger un compte-rendu à l’issue de chaque contact, échange ou visite, et d’acter par écrit le refus ou l’absence du protégé lors d’une visite prévue.

La question de la preuve du suivi

Lors d’un contrôle, le MJPM doit donc pouvoir apporter des éléments de preuve de ce suivi : la traçabilité des contacts avec les protégés. Les textes liés au contrôle des MJPMne listent pas formellement le planning des visites comme pièce obligatoire. Cependant, en pratique, le planning constitue un élément de preuve indirect fort lors d’un contrôle : il démontre la régularité du suivi, la proportionnalité de l’accompagnement à la situation du protégé, et la traçabilité des diligences.

Le contexte

Dans le cabinet MJPM parisien accompagné, une centaine de personnes protégées sont réparties dans l’ensemble des arrondissements de la capitale. Organiser les visites suppose de concilier les besoins de suivi, les disponibilités du professionnel et les déplacements. Le planning doit également évoluer avec l’ouverture et la clôture des mesures, les changements de situation et les nouvelles priorités. De plus, la charge de travail s’est accrue avec la déjudiciarisation de la Justice et il devient primordial pour un MJPM de faire des choix, y compris dans le suivi des protégés.

Le Client qui requiert ce planning de visites travaille avec le logiciel métier Proxima et réalise à la fois le compte-rendu de ces visites et la traçabilité de ces événements.

Concevoir un assistant de planification adapté au cabinet

Préparer les données avant leur transmission à l’IA

Pour préparer le planning, l’assistant utilise une liste comprenant des noms codés, des coordonnées géographiques et des informations utiles à la priorisation des visites. Les noms et prénoms réels ne sont pas nécessaires à ce traitement.

Dans l’outil Excel, chaque personne protégée est associée à un code. La correspondance entre ce code et son identité est conservée dans le fichier de travail du cabinet, sans être transmise à l’assistant. Elle permet ensuite de retrouver les identités lors de la conversion du planning dans Excel.

Ce codage réduit l’exposition des identités, mais les coordonnées géographiques et le croisement des informations peuvent encore permettre de reconnaître une personne. La préparation des fichiers consiste donc aussi à sélectionner les données nécessaires et à vérifier leur contenu avant toute transmission à ChatGPT ou Claude.

Définir des règles de planification claires et hiérarchisées

La première version, développée sous forme de GPT personnalisé, combinait 5 critères : les disponibilités du cabinet, la proximité géographique, l’âge des personnes protégées, le type de mesure associé au type d’hébergement et l’historique des visites.

Lors des essais, l’accumulation des règles et des exceptions produisait des résultats irréguliers. Certaines consignes étaient correctement appliquées, tandis que d’autres situations étaient mal prises en compte. Nous avons donc simplifié les règles et précisé leur ordre de priorité.

La planification repose désormais sur 3 ensembles de paramètres :

– La capacité du cabinet : périodes disponibles et nombre de visites pouvant être réalisées.
– Les priorités de visite : règles définies par le MJPM et ancienneté de la dernière visite.
– La proximité géographique : regroupement des visites pour limiter la dispersion des déplacements.

Ces paramètres sont précisés dans une fiche de priorités fournie à l’assistant avec la liste des protégés. Les personnes dont la priorité est nulle sont exclues du planning. Une personne géographiquement isolée reste prise en compte, même si sa visite ne peut pas être regroupée avec d’autres.

Le planning couvre 12 mois à compter du mois suivant sa génération. Le nombre de visites programmées dépend de la capacité disponible et des priorités retenues.

Se déplacer efficacement : la question de la proximité géographique

Pour un MJPM parisien qui se déplace uniquement en transports en commun, regrouper les visites par secteur géographique n’est pas une option — c’est une nécessité. Passer d’un arrondissement à l’autre plusieurs fois dans la même demi-journée représente une perte de temps considérable qui grève directement votre capacité à suivre vos protégés.

Pour regrouper les visites par proximité, l’assistant utilise les coordonnées géographiques de chaque lieu de visite : une latitude et une longitude. Un outil Excel permet de préparer ces coordonnées à partir des adresses extraites de Proxima.

L’assistant s’appuie sur ces coordonnées pour rapprocher les lieux de visite et proposer des regroupements géographiques, en tenant également compte des priorités et des disponibilités du cabinet.

Les distances utilisées sont calculées à vol d’oiseau. Elles ne correspondent ni à un itinéraire réel ni à un temps de déplacement à pied, en voiture ou en transports en commun. Le MJPM vérifie donc les trajets et ajuste l’organisation de ses visites avant de fixer les rendez-vous.

Les données nécessaires pour préparer le planning

2 fichiers complémentaires

L’assistant utilise 2 fichiers complémentaires : la liste des protégés au format Excel et la fiche de priorités au format PDF.

La liste des protégés rassemble les noms codés, les coordonnées géographiques des lieux de visite et les informations utiles à la planification, notamment l’historique des visites. Elle est préparée dans l’outil Excel à partir des exports Proxima, puis exportée dans un fichier destiné à l’assistant. Elle doit être actualisée pour tenir compte des nouvelles mesures, des clôtures et des changements de situation.

La fiche de priorités précise les règles à appliquer et les capacités de visite du cabinet. Elle est exportée en PDF depuis l’outil Excel. Elle permet de transmettre les paramètres de planification à chaque utilisation, sans modifier les instructions de l’assistant.

Les 2 fichiers sont ensuite joints dans ChatGPT ou Claude pour préparer le planning.

Du planning proposé à l’organisation des visites

À partir des 2 fichiers fournis, l’assistant prépare un planning sur 12 mois glissants, à compter du mois suivant sa génération. Il produit un fichier Word téléchargeable au format .docx .

Le planning est ensuite réimporté dans l’outil Excel. Cette conversion permet de retrouver les noms et prénoms des personnes protégées ainsi que les adresses utiles à la préparation des visites.

Le MJPM vérifie la cohérence du planning avec ses priorités et ses disponibilités, puis l’ajuste avant de fixer les rendez-vous. Le planning reste modifiable dans Excel et peut être exporté en PDF ou imprimé.

Premiers résultats et appropriation par le MJPM

Vérifier le planning avant de l’utiliser

Dans le cas du cabinet accompagné, les premiers éléments visibles ont été le regroupement géographique des visites sur une même demi-journée et la prise en compte de l’ancienneté des dernières visites.

Ces propositions doivent ensuite être examinées par le MJPM : personnes à visiter, exclusions prévues, cohérence des regroupements et respect des capacités disponibles. Les vérifications réalisées par l’assistant facilitent cette revue, mais ne remplacent pas le contrôle du professionnel.

Lors de l’expérimentation initiale, une utilisation sur un trimestre était prévue avant une nouvelle mise à jour. Cette démarche permet de confronter le planning aux contraintes du terrain et d’ajuster les paramètres pour les périodes suivantes.

iphigeni accompagne la prise en main des outils Excel et de l’assistant, désormais disponible dans ChatGPT ou Claude. Des fiches d’installation, une procédure et des modes opératoires détaillés guident l’utilisateur jusqu’à la production de son premier planning.

Les bénéfices

Dans le cabinet accompagné, la production du 1er planning a permis de passer d’une organisation principalement réactive à une vision prévisionnelle des visites. Avec les paramètres retenus dans ce cas, le planning faisait apparaître la possibilité de visiter l’ensemble des personnes concernées sur 12 mois, tout en conservant des créneaux disponibles au 2nd semestre.

Ce résultat dépend de la capacité du cabinet, des priorités définies et du nombre de personnes à visiter. Le planning permet ainsi de repérer les éventuels écarts entre les visites souhaitées et les créneaux disponibles, puis d’ajuster l’organisation.

Le regroupement dans un même tableau des lieux de visite et de l’historique facilite également la lecture des situations. Le MJPM peut identifier plus facilement les personnes dont la dernière visite est ancienne et examiner les propositions de regroupement géographique.

La préparation initiale des données demande un investissement. Une fois cette base constituée, la mise à jour du planning comprend l’actualisation des données, la génération par l’assistant, le téléchargement et la conversion dans Excel. Le passage du GPT personnalisé au nouvel assistant n’a pas modifié sensiblement le temps nécessaire à l’IA pour élaborer le planning. La séquence de génération, de téléchargement et de conversion reste de l’ordre de 5 à 10 minutes, hors préparation des données et vérification par le MJPM.

L’assistant apporte ainsi une aide concrète à la planification. Le MJPM conserve la décision sur les priorités, l’organisation des rendez-vous et les ajustements nécessaires au suivi de chaque personne.

Cet assistant de planification vous intéresse ?

Le pack Assistant IA Planning des visites comprend les outils Excel de préparation des données et de conversion du planning, l’assistant pour ChatGPT ou Claude, les fiches d’installation sur PC et Mac, ainsi que la procédure et les modes opératoires. Je vous accompagne dans la production de votre premier planning, à partir de vos données et des contraintes de votre cabinet.