Microsoft Project, un outil d’aide à la gestion de projet
Microsoft Project est un outil d’aide à la gestion de projet. D’ailleurs, il reste le seul outil de Microsoft pour aider les chefs de projet à planifier et mettre à jour leurs projets classiques. En effet, laissons de côté ici les plannings Kanban et Microsoft Planner.
Microsoft Excel, un outil archaïque pour planifier les projets
Un logiciel de gestion de projet fait ce que savent faire la plupart des agendas et des tableurs comme Microsoft Excel. Ces derniers sont utilisés aujourd’hui pour planifier les projets dans beaucoup d’entreprises.
Il s’agit de prévoir des tâches, les structurer et les ordonner. En tenant compte d’un certain nombre de contraintes comme les jours fériés, les ressources,… Puis, après cette œuvre de planification, suivre l’avancement des tâches et tracer ce qui a été réalisé.
Comment peut-on encore croire qu’un planning Excel peut permettre de reporter ce qui se passe sur le projet alors qu’il est par essence limité ?
Microsoft Project, un outil d’aide à la gestion de projet
Par rapport à ces “concurrents” de la planification, les logiciels de gestion de projet offrent plusieurs autres visions. Les 4 valeurs ajoutées de cette solution en font, à juste titre, un logiciel d’aide à la gestion de projet.
Une vision dynamique de l’ordonnancement des tâches
Tout d’abord, une vision dynamique de l’ordonnancement des tâches. Autrement dit, les tâches sont liées les unes aux autres et le tout forme un ensemble contraint. Déplacer une tâche revient à déplacer celles qui lui succèdent. C’est d’ailleurs pour cette raison que Microsoft Project propose en permanence la visualisation du chemin critique et des marges totales et libres des tâches.
Une vision budgétaire : plus que de la planification, de la gestion de projet
Cette dynamique se retrouve également au niveau de la vision des coûts. Le budget du projet se génère automatiquement. Par exemple, dès qu’une ressource est affectée à une tâche et doit donc travailler à un certain coût variable.
Microsoft Project résout automatiquement les conflits de surutilisation des ressources et facilite la gestion de projet
Un logiciel de gestion de projet permet également de visualiser et de résoudre automatiquement les problèmes liés à l’affectation de ressources sur plusieurs tâches en même temps. Admettons que vous deviez travailler à la fois sur Paris et Nice ! Le logiciel vous proposera des solutions algorithmiques en temps réel en déplaçant les tâches dans la limite de votre capacité de travail. Ce que ne fera jamais un tableur.
Microsoft Project, un outil d’aide à la gestion de projet, offre des rapports et des affichages personnalisés
Enfin, j’ajouterai la capacité à générer des rapports de tout type. Des macro-plannings du type chronologie ou timeline directement exportables dans d’autres solutions comme Word ou PowerPoint. Des rapports graphiques identiques à ce qu’offre Microsoft Excel lorsqu’il s’agit de graphiques issus de tableaux croisés dynamiques.
Utiliser Microsoft Excel, c’est préférer générer des coûts cachés !
Les entreprises ne font pas toujours le lien entre les déviances répétées en termes de délais, de coûts et de qualité sur leurs différents projets et la nécessité de planifier et de suivre l’avancement autrement !
Pourquoi anticiper ? Pourquoi réfléchir ? Gestion de projet & Système D
Ce n’est d’ailleurs pas qu’un simple problème de logiciel. Les entreprises réalisent souvent des plannings prévisionnels sans réellement s’intéresser à la viabilité-même de leurs estimations. Ainsi, elles planifient des tâches sans tenir compte des ressources. Ou elles s’appuient sur des plannings intégrant des ressources qui sont en surcapacité ! Et les coûts ne sont pas intégrés alors même qu’elles sont focalisées sur la budgétisation de leur trésorerie !
Quant au suivi et à l’avancement, il n’est pas rare de voir les logiciels abandonnés au profit d’un crayon et d’une gomme…
Gérer, ce n’est pas seulement prévoir, structurer et organiser. C’est également mesurer les écarts entre un prévisionnel et un réalisé. Afin d’apporter une information utile aux décideurs qui “colle” à la réalité du terrain. Tout cela dans le but d’atteindre les objectifs fixés par le client.
Microsoft Excel ne mérite pas de formation ! Project non plus !
Mettons de côté le coût financier des licences des logiciels. Donc leur disponibilité au sein de l’entreprise. Le fait que de nombreuses entreprises ignorent encore qu’il est possible d’acheter et de vendre des licences d’occasion au sein de l’Union européenne.
La 1ère raison de telles lacunes réside dans la formation et la maîtrise que les utilisateurs ont du logiciel. Ces derniers ont souvent appris sur le tas. Les logiciels leur apparaissent à la fois compliqués et chronophages.
Compliqués, parce qu’il n’ont pas acquis de méthode pour planifier un projet. Qu’il y a de nombreux paramètres à prendre en compte. Qu’ils n’ont pas l’habitude de jongler avec des interdépendances telles que la durée, le travail et la capacité d’une ressource, Et qu’il faut bien avouer que les interfaces utilisateurs ne sont pas toujours compréhensibles. Ainsi en est-il de la fenêtre d’audits algorithmiques des ressources dans Microsoft Project qui rebutent un grand nombre d’utilisateurs. Voire leur fait abandonner le logiciel ! Il faudra encore bien des efforts aux développeurs de Microsoft pour rendre leur logiciel intelligible.
Chronophages, parce que les utilisateurs vivent la planification comme un éternel recommencement. Donc une perte de temps. Parfois, ils perçoivent l’intérêt de créer des fichiers modèles pour éviter de refaire chaque fois la même chose. Mais il ne se donnent ni le temps ni les moyens d’y parvenir.
Apprendre à perdre du temps pour en gagner, pas possible !
Le problème tient également au temps à consacrer à estimer les délais et les coûts.
Or, il y a toujours de bonnes raisons pour éviter de perdre son temps à préparer et à suivre les projets. Surtout si vous considérez d’emblée qu’il est inutile de suivre une vision qui est fausse dès le départ… Ou si vous percevez la planification comme un mal nécessaire attendu par le client – si tant est qu’il le soit…
Il y a de multiples raisons de ne pas faire.
Au fond, il est rassurant de trouver des solutions sans se poser les bonnes questions. C’est le principe du système D à la française qui fonctionne, certes, mais avec beaucoup plus de risques. Et donc avec un nombre d’échecs plus important dans les projets.
Il serait plus intéressant de trouver de bonnes raisons de faire. C’est essentiellement un problème de management. Notamment, quand le client a des exigences, la contrainte s’impose d’elle-même !
Pourtant, nos clients ont besoin d’anticiper et de maîtriser leurs process dans un environnement de plus en plus complexe et incertain.
S’approprier Microsoft Project, outil d’aide à la gestion de projet en 1 claquement de doigt !
S’approprier Microsoft Project, un outil d’aide à la gestion de projet ?
D’emblée, il n’est pas facile de se l’approprier ! Une formation ne suffit pas pour que le changement s’opère. On ne peut pas faire la révolution dans une entreprise qui n’en est qu’aux balbutiements d’un planning prévisionnel et d’une véritable gestion de projet. Il faut donc savoir raison garder et se fixer un 1er cap pour faciliter l’appropriation et la réussite dans la gestion de projet.
C’est d’ailleurs toute la difficulté des formations qui doivent à la fois offrir aux utilisateurs une vision complète des fonctionnalités du logiciel tout en s’en tenant aux besoins réels et actuels des clients en termes de planification et de gestion de projet.
Cela peut paraître paradoxal, mais cela revient à faire la même chose sur une autre interface !
Adopter le logiciel, c’est déjà reconnaître dans la pratique qu’il est capable de vous offrir le même résultat tout en gagnant du temps.
Ce n’est donc pas instantané. Et cela suppose de passer par des fichiers modèles adaptés aux besoins de l’entreprise et des projets qu’elle mène. Une fois ce palier atteint, les utilisateurs peuvent espérer en atteindre d’autres et progresser dans leur maîtrise du logiciel pour une plus grande satisfaction de leurs clients. Ils ont donc besoin d’être accompagnés en ce sens. Au niveau de l’organisation, la volonté et l’implication du management sont des moteurs essentiels. Tout comme la mise en place d’une démarche de capitalisation favorisant une fertilisation croisée. Cette posture équivaut à modifier la culture projet de l’entreprise et induit en général un changement de nature organisationnelle.
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Source de l’image : Céline CHAUDEAU, Le Parisien Economie, lundi 03 novembre 2014
