Un cabinet de Mandataire Judiciaire à la Protection des Majeurs (MJPM) exprime le besoin de dématérialiser son activité. Ce cabinet gère en moyenne entre 100 et 110 dossiers. En conséquence, il reçoit le courrier et traite les aspects administratifs d’une centaine de majeurs protégés. Même s’il est notable que de plus en plus de transactions s’opèrent désormais par le biais de mails, la charge de travail pour traiter le papier, le classer, l’archiver, effectuer des recherches et retrouver les documents, et le détruire au final, est devenue « dévoreuse » de temps et d’argent. Le poids du stockage est notamment pointé du doigt tout comme la complexe durée de conservation des documents. Le cabinet dispose d’une photocopieuse professionnelle en mesure de scanner les documents en nombre.

Ce cabinet souhaite disposer d’une solution clé en main lui permettant de s’affranchir de la plus grande partie du papier en “entrée.” La mandataire fait le choix de ne pas donner la priorité à la dématérialisation de ses archives : elle privilégie plutôt celle de toutes les entrées papier – à savoir, essentiellement, le courrier – la dématérialisation des archives se faisant naturellement au fil du temps.

La préparation de cette prestation comprend :

  • Une PROPOSITION détaillant  le  besoin des clients, les bénéfices attendus, une proposition portant sur le déroulement de la mission et son contenu. Ce document de travail évolue au cours des réunions de cadrage permettant de préciser le besoin.
  • Un CAHIER DES CHARGES détaillé est fourni. Il propose plusieurs scénarios possibles. Les clients valident certaines recommandations au cours de réunions en fonction de leurs priorités.

Les objectifs retenus par ces clients sont les suivantes :

  • D’un point de vue logiciel : recherche, étude et analyse de plusieurs solutions logicielles d’un point de vue fonctionnel et financier dont au moins une hébergée sur serveur en local, l’autre en cloud computing ; contractualisation avec l’éditeur retenue ; conception, développement et mise en oeuvre d’une solution sur mesure permettant de gérer les dossiers clients ainsi que l’ensemble des données de l’entreprise ; analyse des fichiers à conserver dans le logiciel métier et migration des données existantes ; formation des utilisateurs.
  • D’un point de vue logistique : si la solution d’un hébergement en local est retenue, acquisition et mise en place des moyens permettant de stocker les données ; mise en place des interfaces réseau (PC, photocopieuse,…) et développement de modèles dédiés de numérisation au niveau de la photocopieuse.
  • D’un point de vue organisationnel : reconception, mise en oeuvre et documentation des process organisationnels de gestion du papier, formation et accompagnement des utilisateurs.

Quelques contraintes :

  • Des utilisateurs intervenant ponctuellement avec des méthodes de travail différentes.
  • Une mise en oeuvre qui s’effectue sans interruption des flux de papier.
  • Le cadrage et le suivi documenté des dossiers à traiter par des collaborateurs doivent être intégrés dans la solution. La solution doit donc intégrer une fonctionnalité spécifique à la gestion de tâches.

Démarrage : janvier 2014.

3 solutions logicielles ont été étudiées dont 2 en cloud computing et 1 en local. Le comparatif en termes d’investissement et de gestion a été étudié sur 10 ans et intégrait les coûts de maintenance logicielle, de stockage de données et, pour la solution hébergée en local, les investissements au démarrage (serveur, solutions de sauvegarde et de sécurité, reconfiguration du réseau.) Au final, c’est un éditeur indépendant déjà reconnu, familier du monde de la protection juridique et pérenne sur le marché, qui est retenu ; en outre, il dispose des 2 solutions local ou cloud. Au final, c’est une solution hébergée en local qui est mise en oeuvre. L’investissement de démarrage est plus important, mais le coût de cette solution s’amenuise au fil des ans. Un travail est mené avec l’éditeur pour concevoir des interfaces utilisateur pour le traitement des courriers et une arborescence de classement des fichiers. En amont, c’est l’ensemble de la gestion papier du cabinet qui est repensé avec les utilisateurs. Les process sont pour la 1ère fois formalisés dans une documentation utilisateur qui détaille :

  • Les opérations du process de traitement des factures
  • Les opérations du process de numérisation
  • Les opérations du process de lecture et d’affectation des fichiers et dossiers à traiter aux collaborateurs
  • Les opérations du process de classement des fichiers
  • Les opérations spécifiques aux documents nécessitant une numérisation ultérieure et l’adjonction de documents supplémentaires.

Ce travail est mené en conservant les grands principes d’organisation auxquels les différents collaborateurs ont adhérés :

  • Prendre en compte le moindre papier et réduire le papier au minimum
  • Gagner du temps et réduire au minimum les opérations
  • Eviter au maximum les doublons et ne faire qu’une seule fois les choses
  • Toujours travailler selon les mêmes process
  • Tout dossier à faire doit faire l’objet d’un cadrage et d’un suivi

La solution est en place et les utilisateurs formés au mois d’août 2014. S’ouvre une période de prise en main et de montée en charge graduelle permettant aux utilisateurs de s’approprier les nouveaux process et la solution, de réaliser les dernières modifications et de s’affranchir petit à petit du traitement manuel du papier.

La solution est pleinement opérationnelle en janvier 2015.